ماتریس ایزنهاور: تهیه فهرست کارها اولین قدم برای انجام کار است. اما چگونه تعیین می کنید وقتی زمان کافی برای انجام همه کارها در یک روز ندارید، ابتدا به چه چیزی بپردازید؟ با اولویت بندی موثر، می توانید بهره وری خود را افزایش دهید و اطمینان حاصل کنید که فوری ترین وظایف شما مورد توجه فوری قرار می گیرند.
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می کند وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت سازماندهی، اولویت بندی کنید. با استفاده از این ابزار، وظایف خود را بر اساس کارهایی که ابتدا انجام می دهید، کارهایی که بعداً برنامه ریزی می کنید، وظایفی که به دیگری میسپارید و کارهایی که حذف می کنید به چهار قسمت تقسیم می کنید. در این بخش، نحوه راه اندازی یک ماتریس آیزنهاور و ارائه نکاتی برای اولویت بندی کارها را توضیح خواهیم داد.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور راهی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است، بنابراین می توانید به طور موثر مهمترین کار خود را اولویت بندی کنید.
دوایت دی. آیزنهاور – سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره در طول جنگ جهانی دوم – ایده ای را ارائه کرد که بعدها به ماتریکس آیزنهاور منتهی شد. در یک سخنرانی در سال 1954، آیزنهاور به نقل از یک رئیس دانشگاه ناشناس گفت: «من دو نوع مشکل دارم، مشکل فوری و مهم. فوری مهم نیست، و مهم هرگز فوری نیست.»
استفان کاوی، نویسنده 7 عادت افراد بسیار مؤثر، سخنان آیزنهاور را در نظر گرفت و از آنها برای توسعه ابزار مدیریت کار که اکنون معروف است به نام ماتریس آیزنهاور استفاده کرد.
ماتریس آیزنهاور با نام‌های ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری-مهم نیز شناخته می‌شود. این ابزار به شما کمک می کند وظایف خود را به چهار دسته تقسیم کنید: کارهایی که ابتدا انجام می دهید، کارهایی که بعداً برنامه ریزی می کنید، کارهایی که به دیگری میسپارید و کارهایی که حذف می کنید.
تفاوت بین فوری (ضروری) و مهم
ممکن است فوری و مهم کلمات مشابهی به نظر برسند، اما هنگام تجزیه و تحلیل آنها بر اساس اصل آیزنهاور، تفاوت بین این دو بسیار مهم است. تمایز بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور می تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید که کدام وظایف را باید انجام دهید و کدام وظایف ممکن است توسط سایر اعضای تیم بهتر انجام شود.
کارهای فوری نیاز به توجه فوری شما دارند. وقتی کاری فوری است، باید همین الان انجام شود و اگر این کارها را در یک جدول زمانی مشخص انجام ندهید، عواقب واضحی دارد. اینها کارهایی هستند که نمی توانید از آنها اجتناب کنید، و هر چه بیشتر این کارها را به تعویق بیندازید، احتمالاً استرس بیشتری را تجربه خواهید کرد که می تواند منجر به فرسودگی شغلی شود.
نمونه هایی از کارهای فوری ممکن است شامل موارد زیر باشد:
تحویل تکلیف کلاسی در اخرین لحظه
رسیدگی به درخواست فوری مشتری
تعمیر لوله شکسته در آپارتمان شما
کارهای مهم ممکن است نیاز به توجه فوری نداشته باشند، اما این وظایف به شما کمک می کند تا به اهداف بلندمدت خود برسید. فقط به این دلیل که این وظایف کمتر فوری هستند، به این معنی نیست که اهمیتی ندارند. شما باید برای این کارها برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا بتوانید از منابع خود به نحو احسن استفاده کنید.
نمونه هایی از وظایف مهم ممکن است شامل موارد زیر باشد:
برنامه ریزی یک پروژه بلند مدت
شبکه سازی حرفه ای
کارهای روزمره و پروژه های تعمیر و نگهداری
هنگامی که بدانید چگونه بین وظایف ضروری و مهم تمایز قائل شوید، می توانید وظایف خود را به چهار ربع(بخش) ماتریس آیزنهاور تقسیم کنید.
چهار ربع ماتریس آیزنهاور
لیست طولانی کارهایی که باید انجام دهید ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما هدف ماتریس آیزنهاور این است که این وظایف را یکی یکی پشت سر گذاشته و آنها را بر اساس ربع جدا کنید. هنگامی که می توانید وظایف خود را در دسته بندی های تعیین شده خود ببینید، می توانید آنها را زمان بندی کنید و مهمترین کار خود را انجام دهید.
ربع 1: سریعا انجام بده (ضرورت)
ربع اول، ربع «ضرورت» است، و این جایی است که هر کار فوری و مهم را انجام می دهید. وقتی کاری را در لیست کارهای خود می بینید که باید اکنون انجام شود، پیامدهای واضحی دارد و بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می گذارد، آن را در این ربع قرار دهید.
در مورد اینکه کدام وظایف در این ربع قرار می گیرند، نباید تردیدی وجود داشته باشد، زیرا اینها وظایفی هستند که در جلوی ذهن شما هستند و احتمالاً بیشترین استرس را به شما وارد می کنند.
ربع 2: برای انجام آن برنامه ریزی کن (ذکاوت)
ربع دوم، ربع «ذکاوت» است، و این جایی است که شما وظایفی را که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند، قرار می دهید. از آنجایی که این وظایف بر اهداف بلندمدت شما تأثیر می گذارد، اما نیازی به انجام فوری ندارند، می توانید این وظایف را برای بعد برنامه ریزی کنید.
شما بلافاصله پس از انجام وظایف در ربع اول با این وظایف مقابله خواهید کرد. شما می توانید از نکات مدیریت زمان مختلف برای انجام وظایف در این ربع استفاده کنید. برخی از استراتژی های مفید ممکن است شامل اصل پارتو یا روش پومودورو باشد.
ربع 3: انجام آن را به دیگری بسپار (بطالت)
ربع سه، ربع «بطالت» است، و این جایی است که شما وظایفی را که فوری هستند اما مهم نیستند، قرار می دهید. این وظایف باید اکنون تکمیل شوند، اما بر اهداف بلند مدت شما تأثیری ندارند.
از آنجایی که شما وابستگی شخصی به این وظایف ندارید و احتمالاً برای تکمیل آنها به مجموعه مهارت خاصی نیاز ندارند، می توانید این وظایف را به سایر اعضای تیم خود محول کنید. واگذاری وظایف یکی از کارآمدترین راه‌ها برای مدیریت حجم کاری شما و دادن فرصت به تیم شما برای گسترش مجموعه مهارت‌های خود است.
ربع 4: این وظایف را کامل حذف کنید (حماقت)
هنگامی که فهرست کارهای خود را مرور کردید و وظایفی را به سه ربع اول اضافه کردید، متوجه خواهید شد که تعداد کمی از کارها باقی مانده است. کارهای باقی مانده کارهایی هستند که فوری یا مهم نبودند.
این حواس‌پرتی‌های بی‌اهمیت و غیر فوری به سادگی مانع رسیدن شما به اهدافتان می‌شوند. این موارد باقیمانده را در لیست کارهای خود در ربع چهارم، که ربع «حماقت» است، قرار دهید.
چند نکته برای اولویت بندی وظایف
بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت استفاده از ماتریس آیزنهاور است، اما ممکن است همچنان در تقلا برای اولویت بندی وظایف خود باشید. در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند در اولویت بندی به شما کمک کند، زیرا وظایف خود را در هر ربع مرتب می کنید.پ
1. وظایف خود را رنگ آمیزی کنید
رنگ آمیزی وظایف، تاکتیکی است که می تواند به شما در تجسم موارد با اولویت بالا کمک کند. همانطور که ابزار لیست کارهای خود را مرور می کنید، سعی کنید بر اساس سطح اولویت چهار رنگ به خود بدهید. از کد زیر استفاده کنید:
سبز = اقلام با بالاترین اولویت
زرد = دومین اولویت
آبی = سومین اولویت
قرمز = در اولویت نیست
هنگامی که وظایف خود را بر اساس رنگ برچسب گذاری کردید، این رنگ ها مستقیماً به ماتریس آیزنهاور شما ترجمه می شوند. وظایف سبز شما وظایف “ضرورت” شما برای ربع اول است. وظایف زرد شما وظایف “ذکاوت” شما برای ربع دوم است. تکالیف آبی شما وظایف «بطالت» شما برای ربع سه و کارهای قرمز شما وظایف «حماقت» شما برای ربع چهارم هستند.
2. وظایف را به 10عدد در هر ربع(بخش) محدود کنید
حتی اگر کارهای زیادی در لیست کارهای خود دارید، سعی کنید وظایف خود را به 10 مورد در هر ربع محدود کنید. این باعث می شود که ماتریس آیزنهاور شما درهم و برهم و طاقت فرسا نشود.
شما می توانید ماتریس های متعددی ایجاد کنید، اما لیست خود را محدود کنید.
3. لیست کارهای شخصی و حرفه ای را جداگانه تهیه کنید
راه دیگر برای محدود کردن تعداد آیتم ها در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریس های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفه ای شماست.
وظایف کاری و شخصی شما به زمان‌بندی، منابع و روش‌های متفاوتی نیاز دارند و احتمالاً به فرآیندهای فکری متفاوتی نیز نیاز دارند. برای مدیریت موثر اهداف شخصی و حرفه ای خود، باید جداگانه فکر کنید.
نمونه هایی از وظایفی که ممکن است در ربع 1 بگنجانید:
برای فردا یک پست سایت بنویسید
یک پروژه پیشنهادی را به پایان برسانید
به ایمیل های مشتری پاسخ دهید
نمونه هایی از وظایفی که ممکن است در ربع 2 بگنجانید:
برای یک دوره توسعه حرفه ای ثبت نام کنید
در یک رویداد شبکه سازی شرکت کنید
بهبودهایی را به یک پروژه شخصی اضافه کنید
نمونه هایی از وظایفی که ممکن است در ربع 3 بگنجانید:
پست های وبلاگ را آپلود کنید
رونویسی یادداشت های جلسه
فیلد کردن ایمیل های غیر مشتری
نمونه هایی از وظایفی که ممکن است در ربع 4 بگنجانید:
برخی کارهایی که در طول روز انجام میدهیم و هیچ نفعی برای ما ندارند…